Bokföringsprogram bör kunna göra din fakturering åt dig, samt hålla reda på vad dina gäldenärer är skyldiga dig, vilka betalningar de har gjort etc. Här är några viktiga funktioner att hålla utkik efter när du jämför olika bokföringsprogram för din företag. economi.se.
Funktioner för att ta emot betalning
Fakturahantering
En av de viktigaste funktionerna i bokföringsprogram är faktureringen. När ditt företag är skyldigt pengar måste du veta vem som är skyldig dig pengar, beloppen och när du kan förvänta dig betalning. Bokföringssystemen ska kunna skriva ut fakturor och skickas automatiskt via e-post till dina kunder. Ditt redovisningssystem bör också ha en sektion med en kunddatabas med kontouppgifter, adresser etc. En funktion där standardpriser och artiklar registreras bör också vara en del av bokföringsprogrammet.
Automatisk fakturering
Automatisk fakturering är en annan funktion som bör vara en del av det bokföringsprogram du väljer. Detta säkerställer att dina betalningar alltid kommer i tid och förhindrar inkomstbortfall. En funktion som denna kommer också automatiskt att skicka ut kontoutdrag och betalningspåminnelser. Ditt redovisningssystem kommer i princip att fungera som din egen inkassobyrå.
Behandling av betalningar
De flesta bokföringsprogramsystem erbjuder elektroniska betalningsalternativ så att kunder kan betala sina konton direkt, istället för att göra bankinsättningar, skicka checkar etc. Detta ger stora säkerhets- och säkerhetsfördelar och snabbare handläggningstider. Det tillkommer dock ytterligare kostnader för funktioner som dessa, liknande kreditkortsföretag.
För att ditt företag ska fungera framgångsrikt är det viktigt att veta vad du är skyldig dina leverantörer eller tjänsteleverantörer. Bokföringsprogram kommer att kunna hjälpa dig med följande funktioner:
Inköpsorder
En av funktionerna i bokföringsprogram är hanteringen av dina inköp och vad du är skyldig. Det finns flera olika alternativ från enkla inköpsorder till själva köpet och själva betalningen.
Schemaläggning av betalningar
Bra bokföringsprogram gör att du kan schemalägga banköverföringar, direkta insättningar etc. Många bokföringsprogrampaket kan automatisera dessa processer helt så att du alltid är uppdaterad.
Bankverksamhet
Bokföringsprogram är vanligtvis kopplat till ditt bankkonto, vilket gör direktbetalningar och dataimport från din bank till ditt bokföringssystem enkelt. Vissa bokföringsprogram har några fantastiska ytterligare funktioner som:
Avstämning av konton
De flesta företag har mer än ett bankkonto, och bokföringsprogram med mer omfattande funktioner kan hålla reda på dem alla och stämma av dem.
Förberedelse av bankinlåning
De flesta bokföringspaket hanterar grundläggande elektroniska insättningar, men du bör kontrollera att så verkligen är fallet med det programpaket som du bestämmer dig för att köpa så att du vet vilken typ av elektroniska betalningar som kan göras genom detta system.
Hantering av checkar
Om du gör betalningar med checkar kommer ett system som erbjuder funktioner för checkbearbetning att spara dig mycket tid.
Lager
Genom lager- och inventeringsfunktioner kan den dagliga driften av ditt företag effektiviseras, vilket hjälper dig att avgöra vilka artiklar som finns i lager och vilka artiklar som behöver beställas om.
Lagerspårning
Om bokföringsprogramvaran du har kan göra det möjligt för dig att följa en varas livscykel från inköp till lager till försäljning till den faktiska leveransen av dina produkter, kommer du att ha en fantastisk funktion för att spåra ditt lager.
Ställ in lagernivåer
Se till att du inte över- eller underbeställer vissa produkter genom att använda automatisk beställning för att garantera lager inom ett specificerat intervall. Detta undviker besväret med att inte ha varor i lager när du behöver dem eller en mängd produkter som bara inte rör sig.
Inkludera objektbilder
Vissa avancerade bokföringspaket har funktioner där du kan inkludera produktbilder, vilket är en fantastisk funktion för distributörer eftersom det gör det enkelt att identifiera produkter i motsats till att identifiera dem genom att endast använda koder, så att misstag hålls till ett minimum.